Como controlar os pedidos? Confira dicas para otimizar sua loja virtual

Começar a receber diversos pedidos é o objetivo de qualquer pessoa que começa a trabalhar com uma loja virtual. Isso se torna ainda mais significativo quando as pessoas estão começando a trabalhar nessa área. Mas fazer essa gestão dos pedidos acaba sendo muito importante e uma tarefa desafiadora para quem não tem experiência.

O controle de pedidos é uma etapa fundamental do negócio que não está necessariamente relacionada com o marketing, mas sim com o acompanhamento das vendas e com o pós-venda. Ele permite que as empresas tenham acesso a todos os dados referentes aos pedidos para que possam encaminhar os produtos da forma correta.

Problemas com a gestão dos pedidos podem acabar levando a empresa a cometer alguns erros que poderão gerar consequências muito graves, especialmente com as compras cujos pagamentos já foram processados. Além disso, essa gestão também é muito importante dentro da organização e da gestão da própria empresa, em como os pedidos são processados e enviados, bem como no acompanhamento até a chegada na casa do cliente.

Confira algumas dicas e os passos básicos que devem ser tomados a partir do momento em que as empresas possuem interesse em implementar uma gestão dos pedidos dos clientes:

Passos de uma boa gestão de pedidos

Verificação diária das vendas concretizadas

Um dos primeiros passos para que seja feita uma gestão de pedidos eficiente é conseguir criar uma rotina de verificação de todas as vendas diariamente. Em alguns casos, dependendo do volume de vendas, essa verificação deve acontecer mais de uma vez no dia.

A partir da identificação dessa rotina, os gestores da empresa conseguem identificar rapidamente qualquer falha de uma forma mais ágil. Ou seja, caso exista algum problema com o pagamento que não foi processado, essa rotina vai permitir que a verificação aconteça rapidamente.

Organize os pedidos de acordo com os prazos de entrega

Na hora de gerenciar a lista com todos os pedidos, existem algumas formas de organizar e priorizar os itens. A principal delas é seguir sempre a ordem dos prazos de entrega informados ao cliente no momento em que eles fecham a compra e confirmam o pagamento.

Dessa forma, as empresas conseguem garantir ou, pelo menos, tentar priorizar os envios dos itens sempre de acordo com a ordem de envio.

Tenha um sistema de rastreamento das encomendas

É muito importante que os sistemas de logística das empresas tenham um bom sistema de rastreamento, que basicamente vai permitir que todos os pacotes sejam acompanhados em tempo real. Hoje em dia, existem diversas opções de serviços no mercado que podem ser utilizados junto com outros sistemas, automatizando o rastreio.

Esses sistemas incluem um número e um código único para cada encomenda, já registrando o mesmo junto ao sistema utilizado pela logística do e-commerce. Com isso, todos os passos da encomenda já são devidamente registrados e podem ser acompanhados tanto pela empresa quanto pelo cliente.

Feche contratos com transportadoras de confiança

Nas questões relacionadas à logística, os principais parceiros de qualquer e-commerce serão as transportadoras. Em alguns casos, especialmente em empresas menores que estão começando, as escolhas serão bastante limitadas, normalmente contando com serviços dos Correios e empresas que atendem volumes mais baixos de venda.

Com o passar do tempo, na medida em que os pedidos forem aumentando, pode ser que a empresa consiga contratos mais interessantes com transportadoras da região. Também é importante verificar as questões relacionadas às características dos pedidos. Alguns tipos de envios podem acabar exigindo que a transportadora tenha cuidados ou embalagens específicas.

Busque recursos tecnológicos para ajudar na gestão

Mesmo para as empresas que estão começando e para lojas pequenas, existem tecnologias e sistemas que podem ser encontrados e que conseguem se adaptar a diferentes realidades, inclusive com valores acessíveis. Por isso, é muito importante começar a utilizar esses recursos logo no começo, evitando ter qualquer tipo de sistema ou controle manual.

Cuidado com as opções de frete oferecidas para os clientes

No momento em que os clientes fecham a compra de um determinado produto, normalmente as lojas acabam oferecendo diferentes opções de frete, algumas mais caras e que garantem o recebimento mais rápido, e outros sistemas mais baratos, que demoram mais para concluir o pedido.

É muito importante ter um sistema que indique essas opções de uma forma muito clara para os gestores. Erros cometidos nesse momento podem acabar fazendo com que as pessoas demorem muito tempo para receber os seus pedidos e ainda paguem um valor mais elevado de frete, podendo gerar uma reclamação futura.